【新卒者向け】メール処理アップ　大量メール管理方法　２選

新入社員の時にメールが大量で捌けなくなった経験から、上手に捌けるようになるためのノウハウを紹介します。

メール処理アップは実はビジネスマンにとって残業を減らす上で大切なスキルと分かるデータがあります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2023年に発表した「ビジネスメール実態調査2023」によるとメールの1日の受信数は49.97通。更にデータを読み進めていくと残業が多いと感じると回答した人は1日のメール対応数も多いというデータが明らかになりました。

引用：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」より
「ビジネスメール実態調査2023」（一般社団法人日本ビジネスメール協会）より引用

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2023」
https://businessmail.or.jp/research/2023-result/

この記事を読み実践していくことで効率を上げて大切な時間が増えればと思います。

メール処理を上げるメリット

メール処理アップは残業を減らすことに繋がる以外に３つメリットがあります。

・大事なメールを見逃さない

メールを上手く捌けるようになり大量のメールの埋もれることがなくなります。その結果大事なメールが見れるようになります

・信頼を得られる

メールの返信がないと送った相手はメールを見てくれたのかと不安にさせたり、対応の遅さから仕事が遅いと信頼を失う要因になります。メールの処理が早くなりスピーディーな返信対応することは信頼獲得に繋がります。

・重要度の高い仕事に集中できる

メールの処理はあくまで連絡手段なため、処理自体は仕事として価値がある仕事ではありません。だからこそメールを素早く捌くことで、重要度の高い仕事に集中することができます。

管理方法　２選

ここからが実践編で簡単な２つのことを実践してみてください。

１．オリジナルフォルダを作成してフォルダ分けを行う

受信トレイの中に貴方なりのオリジナルフォルダを作成し、メールを振り分ける

オリジナルフォルダは以下の用途フォルダに沿って参考に作成してみてください。

・未対応（TO DO）

一旦確認した後に直ぐに返信できなかったりした際や、TO DOリストに書き込む前のメール内容用のフォルダです。
未対応（TO DO）フォルダ自体は必要に応じて複数あっても問題なく、案件やプロジェクトごとにあると用意するといいです。
未対応（TO DO）フォルダを見返すことで、優先度高いものを返信できなくなることは無くなります。

・ゴミ箱

文字通り不要になったメールを格納するためのフォルダです。

・対応済み

メールを返信して終わりな内容は基本ゴミ箱のフォルダで移動ですが、依頼したことを見返したりする際に重宝するフォルダです。

・優先度高

見る優先度が高いフォルダです。
特定の送信者やキーワードが入っており、手早く返信が求められるメールを格納するフォルダを格納するフォルダです。

・優先度低

見る優先度が低いフォルダです。
社内のシステム上自動で来るメールや迷惑メールなどを格納するフォルダとして活用として利用します。

２．メール自動振り分け機能

オリジナルフォルダに手動で移動するのも良いですが、メール機能には特定のアドレスやキーワードで自動でフォルダ分けする機能があります。
使い方は簡単です。（Outlookの場合で今回は説明します）

１．Outlookを開く。

Outlookアプリクリックしてください。

２．ファイルをクリック

歯車マークの設定をクリックしてください

３．仕分けルールと通知の管理をクリック

仕分けルールと通知の管理のアイコンをクリックしてください。

・新しい仕分けルール（N）をクリック

次に新しい仕分けルール（N）をクリックして仕分けルールを作成しましょう。

・ステップ１とステップ２を記載し適用をしてルールを追加してください。

ステップ１では特定の人物や件名、キーワードなどフォルダに分けれるテンプレート場合を選択。ステップ２でステップ１で選択したテンプレートの詳細の内容を記載します。

ステップ２まで終われば、次へに進みます。仕分けルールの変更で仕分けルールの名前を整えてからOKをクリックして、最後に適用をクリックすれば反映されます。

自動振り分け機能を設定する手順は以上になります。

まとめ

私が実践したのは結局のところカオス状態のメールフォルダに対して一度フォルダを作成して状況を整理して、見える化をするということです。２ステップを挟むことで状況が整理され、やるべき順序が見えるようになりました。

新卒の方で大量のメールに困っている方には是非実践してもらって今の現状を変えていきましょう！